Что такое инкассация?

Что такое инкассация денег?

Инкассация – это безопасная доставка наличных денег или других ценностей. Вооружённые специалисты подъезжают на бронированном автомобиле на определённый адрес, затем проверяют документы и принимают груз для последующей перевозки в другое место.

Предприниматели понимают, что хранить крупные суммы на территории торговой точки небезопасно и неудобно. Может возникнуть путаница во время учёта наличных. Также потребуется покупка особого оборудования и сейфа для хранения средств, а у работников появятся дополнительные задачи. Также возможно хищение денег, поэтому их сдача в инкассацию позволит обезопасить как предпринимателя, так и сотрудников.

При инкассации происходит транспортировка наличных в банк, где обычно у предприятия открыт расчётный счёт. На него зачисляются бумажные деньги. Когда процедура завершена, можно пользоваться средствами для выплаты зарплаты сотрудникам, расчета с контрагентами, оплаты штрафов, налогов и различных сборов.

Проведение инкассации требуется по следующим причинам:

• деньги, которые лежат в банке, легче учитывать в плане расхода и прихода;
• хранение крупных сумм в наличных связано с риском хищения;
• объём бумажных денег, который хранится в компаниях, должен быть в пределах утверждённого лимита;
• деньги на расчётном счёте удобнее использовать в разных целях.

Разбираясь в вопросе, как происходит инкассация, стоит отметить следующее. Существуют три варианта перевозки наличных для последующего зачисления на счёт компании.

Первый вариант – самостоятельная доставка денег для внесения на баланс через банковскую кассу. Также их можно зачислять через банкомат, но потребуется обязательно ввести логин и пароль клиента.

Второй вариант – получение услуги у инкассаторской службы. У данной организации должна быть лицензия на осуществление деятельности.

Третий вариант – попросить предоставить услугу у банка, где открыт расчётный счёт. У крупных финансовых организаций есть свои инкассаторские службы. Новые банки для выполнения этой задачи привлекают подрядчиков, которым они доверяют.

Выше уже упоминалось о том, что количество бумажных денег на торговой точке строго ограничено. При этом наличные должны быть, потому как их используют для разнообразных целей.

Например:

• выдача сдачи покупателям или заказчикам услуг;
• расчет с поставщиками за товар;
• выдача заработной платы сотрудникам;
• покупка оборудования, а также всего, что необходимо для работы;
• ремонт оргтехники;
• покупка хозяйственных мелочей, например, кассовой ленты и воды;
• другие расходы.

Предприниматель устанавливает лимит того, какое количество денег должно быть в кассе. Например, 50 000 рублей. После чего руководитель подпишет приказ об установленном лимите наличных в определённом размере. Все  остальные деньги нужно изъять из кассы для последующего размещения на расчетном банковском счёте.

Если будет обнаружено превышение указанной суммы, тогда будет наложен штраф в размере до 5 000 рублей для ИП и должностных лиц, а также в размере до 50 000 рублей для юр. лиц. Иногда допускается превышение установленной суммы, к примеру, в дни выдачи заработной платы.

Чтобы не возникло превышения лимита, важно своевременно проводить инкассацию. Следует заранее заказать эту услугу, а затем правильно к ней подготовиться в соответствии с установленными требованиями.

Кто проводит инкассацию?

Предпринимателям важно знать, как правильно собирать инкассацию. Важно подробно разобраться в теме и рассмотреть вопросы, связанные с этим процессом. Инкассаторские организации работают в строгом соответствии с ФЗ РФ 395-1. К транспортировке бумажных денег не допускаются те сотрудники, которые не прошли обязательное обучение и не справились с выпускными испытаниями. Экзамены подразумевают то, что выпускник будет разбираться в правовых основах. Также ему важно уметь стрелять из оружия и иметь отличную физ. подготовку.

Инкассаторы выезжают за деньгами на бронированных автомобилях. Перед отправлением специалисты получают оружие, средства личной защиты и радиостанции. Обязательно проводится служебный инструктаж, в котором обсуждается следование установленному маршруту, строгое соблюдение графика вызовов, доставка ценностей по конкретному адресу, правильное заполнение документов при передаче наличных.

Инкассацией занимаются банки и специальные организации, имеющие лицензию. Услуга платная, а цена определяется величиной перевозимых сумм и количеством выездов.

У инкассации есть определённые преимущества:

• Безопасность. Предприниматель не станет подвергать определённым рискам своих сотрудников. Удастся уменьшить вероятность утраты денег из-за непредвиденных ситуаций. Как только наличные будут переданные инкассатору, то материальная ответственность перейдёт к нему.
• Оперативное зачисление суммы на расчётный счёт. Обычно это занимает до 3-х суток.
• Грамотное распределение рабочего времени сотрудников. Не придётся отвлекать работников, чтобы отвезти деньги в банк. Проведение инкассации займет до 10 минут.

Услуга действительно полезная, и без неё будет сложно обойтись тем компаниям, которые распоряжаются крупными суммами. Главное, разобраться с тем, как делать инкассацию, чтобы правильно к ней подготовиться.

Что входит в обязанности инкассаторских служб?

Кроме перевозки бумажных денег в банки, инкассаторы выполняют другие задачи.

Например:

• доставка ценных предметов и важных документов;
• транспортировка кредитных средств;
• получение наличных со счетов и доставка из банков клиентам;
• изъятие средств из банкоматов;
• транспортировка денег между подразделениями одного предприятия.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей лежит на бригаде инкассаторов, которые приняли их для перевозки. Это важно для клиентов, потому как иногда происходят нападения на инкассаторские машины, а также происходят крупные ДТП. Даже если произойдёт утрата денег, клиент сможет рассчитывать на их возмещение в полном объёме. Обычно инкассаторские службы сотрудничают со страховыми компаниями, и заказчик услуг в любом случае получит свои средства.

Требования к проведению инкассации?

Чтобы понять, как сделать инкассацию, нужно разобраться с требованиями к её проведению. Специалисты отвечают за охрану принятых денег, но и отправитель должен соблюсти определённые пункты, указанные в договоре.

Они следующие:

• позаботиться о возможности подъезда транспортного средства инкассаторов к двери пункта, где следует забрать наличные (либо к чёрному ходу);
• убедиться, что специалисты смогут быстро и без ограничений перемещаться по объекту (специалистов должен сопроводить штатный охранник, либо другой уполномоченный сотрудник);
• возле объекта должна быть временная парковка для автомобиля;
• качественное освещение пути следования от кассы до транспортного средства.

Помещение, где расположена касса, оборудуются надёжной дверью – он запирается изнутри. Если этого не получается добиться, то работа торговой точки на момент передачи средств будет приостановлена.

Инкассаторы не станут пересчитывать деньги, но они их принимают и проверяют сопроводительные официальные бумаги. После этого перед ними ставится задача доставить деньги в банковское учреждение и проследить за тем, чтобы по дороге не произошло неприятных ситуаций.

Как происходит инкассация в кассе?

Порядок проведения процедуры стандартный, и обычно с этим не возникает никаких сложностей. Инкассаторы действуют по хорошо отработанной схеме и не отступают от неё. Клиент тоже должен подготовиться к прохождению данной процедуры.

Как происходит инкассация денежных средств:

1. Компания подготавливает официальные бумаги, которые нужны для передачи денег. Обычно нужна квитанция об оплате и накладная. В банковском учреждении подскажут, какие именно требуются бумаги для прохождения процедуры. При наличии ошибок в официальных бумагах специалисты могут отказаться взять наличные. Подготовка документов требуется перед каждой инкассацией.
2. Следует упаковать деньги в сейф-пакеты. Их не удастся незаметно вскрыть, что позволит обеспечить дополнительную защиту от кражи.
3. Когда предыдущие этапы пройдены, потребуется заказать инкассацию и договориться на определённый день, время. У каждого банка и инкассаторской службы есть свои условия для оставления заявки. Обычно услугу нужно заказать за день и не позже. Если вызов будет ложным, то владельца бизнеса могут оштрафовать.
4. Нужно встретить инкассаторов. Перед приездом специалистов клиент узнает ФИО, а также паспортные данные инкассаторов. Представитель бизнеса должен проверить документы у них, а также убедиться в наличии доверенности.
5. Передача документации и наличных специалистам. Инкассатор должен поставить свою подпись в квитанции, что подтвердит получение средств.

Владельцу бизнеса останется подождать, пока деньги зачислятся на счёт. Обычно на это уходит до 3-х суток с момента передачи наличных.

Чтобы избежать «холостого» выезда инкассации, важно заранее сделать следующее:

1. Уточнить ФИО инкассатора, а во время приезда проверить его личность по паспорту и доверенности.
2. Провести пересчёт наличных и подготовить в кассе необходимую сумму.
3. Купюры распределить по номиналу, при этом металлические монеты потребуется поместить в прозрачный пакет.
4. Упаковать средства и другие ценности в сейф-сумку, сейф-пакет.
5. Оформить официальные, а также перепроверить правильность их заполнения.

Услуга предоставляется официально, поэтому клиент обязательно заключает контракт с инкассаторской службой. Важно внимательно ознакомиться с его условиями, после чего поставить подпись.

Что важно запомнить?

Инкассация является платной услугой, которая подразумевает безопасную транспортировку денег из одного места в другое. Обычно перевозка осуществляется в банковское учреждение.

Инкассаторы берут на себя ответственность за обеспечение сохранности денег. Если в дороге возникнут непредвиденные ситуации, из-за которых произойдёт утрата средств, то клиент в любом случае получит их обратно. Деньги застрахованы, а это значит, что можно не переживать из-за их кражи или потери по другим причинам.

Чтобы предприниматель мог договориться об инкассации, ему потребуется создать определённые условия для передачи наличных. Например, важно обеспечить безопасный подъезд автомобиля и временную парковку. Также деньги должны находиться в комнате, которая закрывается изнутри. В ином случае придётся закрывать магазин для проведения инкассации.

При заказе услуги нужно каждый раз заново заполнять документацию. Договариваться об инкассации следует хотя бы за сутки до планируемой даты, но лучше раньше. Важно подготовить документы, а в назначенное время встретить инкассаторов. Их будет провожать штатный охранник или уполномоченный сотрудник.

Все требования для проведения инкассации указаны в контракте, а также они определены законом. Именно поэтому предприниматель должен знать, как проводить инкассацию, и что для этого потребуется.

Важно обязательно проверять у инкассаторов паспорт и доверенность от банковского учреждения. До этого момента им не следует передавать деньги.

При обнаружении различных нарушений инкассаторы не возьмутся за перевозку денег. Например, подобное бывает при несовпадении передаваемых сумм в квитанции и ведомости, при повреждении сумки. Так как вызов был сделан, и специалисты прибыли на месте, придётся его оплатить.

В квитанции, накладной, а также ведомости денежные суммы должны совпадать. Если они будут хотя бы немного отличаться, это приведёт к отказу в транспортировке денег. Инкассаторы не станут перевозить средства, когда суммы не совпадают.

Квитанция останется у клиента, и она будет подтверждать передачу определённой суммы. Остальную документацию заберут инкассаторы, потому как она им нужна для выполнения работы.

При первом заказе услуги специалисты будут должны проверить помещение на соответствие установленным требованиям. На этой уйдёт примерно 1-2 недели. Затем при последующем заказе услуги не придётся заново проводить проверку помещения. При этом нужно каждый раз составлять и заполнять документы, которые нужны для успешной передачи денег.

Стоимость проведения инкассации определяется размером денежной суммы, которую важно перевезти. Также на это влияют особенности маршрута, время, наличие вооружённой охраны и другие факторы. Можно заранее обсудить стоимость услуги, обратившись в инкассаторскую службу. После этого удастся принять решение по поводу транспортировки денег данным путём.

Для каких объектов нужна инкассация?

В инкассации нуждаются различные объекты, работа которых связана с большим объёмом наличных средств.

Можно выделить следующие предприятия:

• Розничные торговые сети. Например, это супермаркеты и магазины, а также ТЦ.
• Заведения общепита. В услуге нуждаются кафе, столовые, а также рестораны.
• Банки и финансовые учреждения. Инкассацию проводят для операционных офисов, банкоматов и филиалов.
• Транспортные компании. Услуга нужна будет автобусным паркам и метрополитенам.
• Автозаправочные станции. Обычно транспортировка денег нужна на тех АЗС, где водители часто рассчитываются наличными.
• Коммунальные службы и предприятия, предоставляющие жилищно-коммунальные услуги.
• Образовательные учреждения. Например, университеты и школы, где есть платные услуги.
• Развлекательные учреждения. Например, театры и кинотеатры, а также другие места с продажей билетов за наличный расчет.

Инкассация денежных средств потребуется для всех перечисленных объектов. Процедура обеспечит безопасность, а также эффективность обращения наличных денег, поэтому важно воспользоваться данной услугой.

Можно ли провести самоинкассацию?

Под самоинкассацией подразумевается процесс, когда клиент самостоятельно собирает, упаковывает и передаёт наличные в банк. Данный метод нередко использует малый и средний бизнес, который не нуждается в регулярной инкассации крупных сумм.

Данный процесс включает в себя несколько последовательных шагов:

1. Подготовка наличных. Клиент должен подсчитать, а также упаковать средства в специальные пакеты или конверты.
2. Доставка денег в банковское учреждение. Предприниматель или уполномоченное лицо привозит средства в банк или в специальный пункт приёма.
3. Проверка средств и их последующее зачисление. Банк проверит сумму, а также подлинность денег, после чего зачислит на счёт клиента.

Данная процедура обходится дешевле стандартной инкассации, но она связана с дополнительными рисками при перевозке. Сам предприниматель должен будет позаботиться о сохранности денег, потому как он будет отвечать за всю сумму. Если произойдёт кража или потеря суммы, тогда ему придётся самостоятельно решать проблему.

По этой и многим другим причинам важно доверить транспортировку денег в банк специалистам. Они позаботятся о том, чтобы довезти сумму в сохранности. Средства застрахованы, поэтому клиенту ни о чём не придётся переживать. Его задача – правильно подготовиться к инкассации, а также обеспечить подходящие условия для её проведения.